¿Está su empresa pagando altos costos por su ERP año tras año?
Arturo Arrea • 17 de octubre de 2019
Queremos exponer respuestas a preguntas como: ¿Qué tan altos deben ser los costos de un ERP?, ¿Cuáles son los costos escondidos de un ERP tradicional?, ¿Cuál es el costo total de un ERP tradicional en comparación a un ERP moderno en la nube?
Antes de entrar en detalles les recomendamos leer otras entradas en nuestro blog que explican varios términos que usaremos aquí: “¿Qué es un ERP en la Nube?”, “¿Quienes necesitan un ERP?”
¿Qué es un ERP tradicional y qué es un ERP moderno?
La diferencia primordial entre un ERP tradicional y un ERP en la nube
es bastante clara: El ERP tradicional se implementa en servidores locales que son parte de la infraestructura de la empresa y en donde tendrá que ser administrado técnicamente por el personal de TI de la empresa, por otro lado el ERP en la nube que es conocido como ERP, SAAS o Software as a Service se encuentra en la modalidad de servicio digital, al que se accede con una conexión a internet desde cualquier dispositivo. Con esta diferencia, el ERP en la nube y la base de datos será administrada en internet o en la nube por el proveedor del ERP.
Sobre los costos ocultos de un ERP tradicional
El problema de los costos radica en que es sumamente complicado (o más bien los vendedores de ERP tradicionales son muy astutos) hacer un cálculo exacto sobre los costos de operación.
Partamos el problema en 2 fases. La fase inicial es cuando el usuario compra un ERP. La segunda fase representa la mayoría del tiempo, es cuando el ERP tradicional está en funcionamiento y ha concluido la fase de instalación y adaptación.
Costos en la fase 1: Gestión comercial e instalación del ERP tradicional
En el inicio, todo está relativamente claro. Los beneficios del ERP se pueden estimar, así como también los costos iniciales. Debido a los costos de instalación, se estima que la balanza entre costos y beneficios está equilibrada (¡aunque en realidad los beneficios deben ser siempre mayores a los costos!).
Beneficios y costos ERP Gráfica N.1: Beneficios ERP están alineados con los costos
Costos en la fase 2: Operación normal del ERP
Es en la rutina donde el ERP tradicional empieza a demandar más de lo que da. Costos de integración de nuevas funciones, actualizaciones periódicas, personal de IT requerido para correr el sistema, los costos de hardware (que se disparan a menudo con la actualización de software), las tarifas de licencia y mantenimiento, costos operativos de los centros de cómputo y las tarifas de integración entre sistemas… en realidad una lista que no para de pedir.
La gran mayoría de estos costos son específicos de un sistema ERP tradicional. Cada cliente tiene que mantener una infraestructura gigantesca sobredimensionada para ellos. En un sistema en la nube, esta infraestructura es en realidad más costosa, pero se reutiliza para miles de clientes, siendo mucho más accesible por cliente (y a la vez mucho más sofisticada y funcional).
Gráfica N.2: Conforme el ERP empezó a ser ampliamente implementado, el valor de los beneficios disminuyó, pero los costos continuaron aumentando
¿Qué tan altos son los costos ocultos en realidad?
Por motivos de confidencialidad, no puedo publicar costos específicos y nombres de mis clientes. Sin embargo les presento un caso interesante de Costa Rica que visualiza muy claramente las magnitudes de costos en los que nos movemos.
Se trata de una empresa grande dedicada a la importación y ventas. Esta empresa utilizaba un ERP tradicional. Una de las primeras tareas que tuvimos con este cliente fue recopilar los costos totales de operación de su ERP. Logramos identificar que nuestro cliente pagaba 50.000 USD por mes entre licencias, mantenimiento, soporte, expansiones, actualizaciones etc.
Una vez implementado un ERP en la nube, no sólo aumentaron las funciones y mejoró el servicio, sino que también bajaron drásticamente los costos a 50.000 USD por año. En total, se alcanzó una reducción anual de 550.000 USD, al bajar los costos totales en un 92%.
Este ejemplo no presenta un caso excepcional, más bien concuerda con un patrono mundial. Incluso la empresa alemana Siemens A.G, uno de los principales clientes de SAP (productor de ERP tradicional) canceló un contrato de mantenimiento millonario para pasarse a un sistema de Relaciones Humanas en la nube, el cual será utilizado en su operación global. Cabe aclarar que Siemens es un proveedor importante de SAP, y sin embargo han decidido migrar a algo más escalable y sobre todo rentable.
Rentabilidad que permite crecer
Queda más que claro que los beneficios de un ERP en la nube
no son simplemente un hype moderno. Son concretos, y tocan lo más importante: el bolsillo de nuestros clientes. Es por eso que hemos diseñado toda una estrategia para promover esta tecnología en latinoamérica. No queremos que las empresas de países altamente desarrollados sean las únicas beneficiadas con estas tecnologías, ya que sabemos de sobra que aquí tenemos mucho potencial de crecimiento y esta tecnología lo puede soportar y acelerar de manera decisiva.
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